Perancangan dan Pengelolaan tenaga kerja

Perancangan dan pengelolaan tenaga kerja

       Nama                    : Putri Chaatrien Giovani 

       NIM                      : 15020051

       Semester               : 3(Tiga) Akuntansi

                                           Mata Kuliah          : Manajemen Operasional

                                           Dosen                    : Eko Yulianto. ST, MM

 

SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI

MANAJEMEN BISNIS INDONESIA

  2016 

Kata Pengantar

    Dengan menyebut nama Allah.SWT yang maha pengasih lagi maha penyayang, kami panjatkan puja dan puji syukur atas kehadirat-Nya, yang telah melimpahkan rahmat,hidayah-Nya kepada saya sehingga dapat menyelesaikan makalah manajemen operasional mengenai Perancangan dan pengelolaan tenaga kerja.

   Makalah manajemen operasional ini telah saya susun dengan baik dan maksimal. Saya menyadari sepenuhnya bahwa masih banyak kekurangan baik dari susunan kalimat maupun tata bahasanya. Oleh karena itu dengan tangan terbuka saya menerima segala saran dan kritik dari pembaca agar agar saya dapat mempebaiki makalah ini.

  Akhir kata saya berharap makalah manajemen operasional yang membahas mengenai perancangan dan pengelolaan tenaga kerja ini dapat memberikan manfaat maupun inspirasi bagi pembaca.

Depok,........... November 2016

                                                                                                                  Penulis,

                                                                                                                   Putri Chaatrien Giovani

ARTI PENTING PENGELOLAAN TENAGA KERJA

Tenaga kerja merupakan istilah yang identik dengan istilah personalia atau sumber daya manusia. Oleh karena itu pengertian tenaga kerja dapat dilihat secara makro maupun mikro. Secara makro tenaga kerja atau manpower adalah kelompok yang menduduki usia kerja. Secara mikro tenaga kerja adalah karyawan atau employee yang mampu memberikan jasa dalam proses produksi. Jadi, secara makro pengertian tenaga kerja bersifat kuantitas yaitu jumlah penduduk yang mampu bekerja. Mampu bekerja di sini bercirikan batas usia kerja minimal misalnya 10 tahun atau 15 tahun. Sedang secara mikro pengertian tenaga kerja bersifat kualitas yaitu sebagai jasa yang diberikan atau dicurahkan dalam proses produksi. Dalam konteks pengertian ini, maka tenaga kerja sering dipandang sebagai human atau intelectual capital perusahaan. Pada prakteknya khususnya di Indonesia istilah tenaga kerja meliputi buruh, karyawan, dan pegawai (Siswanto, 2002).

Buruh adalah mereka yang bekerja pada usaha perorangan dan diberikan imbalan atau jasa kerja secara harian maupun borongan sesuai dengan kesepakatan antara kedua belah pihak, baik secara lisan maupun tertulis. Biasanya imbalan kerja tersebut disebut upah dan diberikan secara harian.
Karyawan adalah mereka yang bekerja pada suatu perusahaan baik swasta maupun pemerintah. Mereka diberi imbalan kerja sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Biasanya imbalan kerjanya disebut upah atau gaji dan diberikan secara mingguan atau bulanan.
Pegawai adalah pegawai negeri yang telah memenuhi syarat sesuai perundang-undangan yang berlaku. Mereka diangkat oleh pejabat negara yang berwenang untuk dikaryakan atau ditugaskan dalam pekerjaan tertentu di lembaga pemerintahan. Mereka diberi imbalan kerja menurut peraturan perundang-undangan yang berlaku. Biasanya imbalan kerjanya disebut gaji dan diberikan secara bulanan.

Memasuki abad ke -21 atau disebut era milenium ketiga, kehidupan dunia bisnis ditandai berbagai perubahan. Beberapa pakar telah mengidentifikasi perubahan tersebut. Naisbitt dan Aburdence (1985) mencatat berbagai perubahan tersebut ditandai oleh:

1. Pergeseran dari masyarakat industri ke arah masyarakat informasi. 

2. Pergeseran dari teknologi yang mengunakan banyak tenaga kerja(forced technology) menjadi teknologi tinggi dan teknologi tekana tombol(high tech and high touch). 

3. Pergeseran dari ekonomi nasional menjadi perekonomian dunia.  

4. Pergeseran dari perencanaan jangka pendek ke arah perencanaan jangka panjang.  

5. Pergeseran dari organisasi yang bersifat sentralisasi ke organisasi yang bersifat desentralisasi.  

Sejalan dengan pandangan kedua pakar di atas, Alvin Troffler (1980) lebih rinci mencatat berbagai perubahan tersebut sebagai berikut:
1. Sifat organisasi berubah dari hierarki menjadi jejaring kerja (networking). 

2. Keluaran perusahaan berubah dari pangsa pasar (market share) menjadi penciptaan pasar (market creation) dengan produk baru yang diminati pasar.  

3. Peran sumberdaya manusia semakin meningkat dengan upaya pemberdayaan (empowerment).  

4. Gaya kerja organisasi semakin fleksibel. 

5. Kekuatan perusahaan yang dilihat dari tolak ukur stabilitas bergeser dengan tolak ukur adaptabilitas, yaitu kemampuan perusahaan untuk selalu dapat beradaptasi terhadap tuntutan perubahan lingkungan yang dihadapi.

Adanya berbagai perubahan tersebut telah membawa dampak nyata terhadap lingkungan bisnis yang dihadapi. Perubahan itu ditandai dengan tingkat persaingan yang semakin tajam yang cenderung menjadi sesuatu yang konstan. Artinya, persaingan itu tidak akan pernah berhenti bahkan akan dirasakan semakin tajam. Jadi, persaingan yang semakin tajam adalah fakta yang harus dihadapi oleh setiap perusahaan. Oleh karena itu, jika ingin maju, persaingan itu harus ditanggapi sebagai suatu tantangan yang harus ditaklukan, bukan untuk dihindari.

Terkait dengan paparan di atas, Michael E. Porter (1985) mengemukakan lima kekuatan persaingan yang harus di hadapi oleh setiap perusahaan. 5 kekuatan itu adalah : 

1) persaingan yang terjadi antara perusahaan yang ada,

2) persaingan yang timbul dari perusahaan baru,

3) persaingan yang timbul dari kekuatan pemasok,

4) persaingan yang timbul dari kekuatan pembeli, serta

            5) persaingan yang timbul dari produk subtitusi.Dengan demikian, faktor tenaga kerja tidak semata-mata dipandang sebagai faktor produksi sebagaimana halnya faktor-faktor produksi lainnya, tetapi merupakan asset atau kekayaan perusahaan utama yang "tak lekang oleh panas, tak lapuk oleh hujan".

 

Karena itu, dalam upaya untuk memenangkan persaingan maka faktor tenaga kerja sebagai asset perusahaan utama perlu dikelola dengan benar. Mengelola tenaga kerja dengan benar berarti mewujudkan tenaga kerja yang mampu bekerja dengan produktivitas kerja tinggi melalui pelaksanaan fungsi administratif dan fungsi operasional. Fungsi administratif dan fungsi operasional adalah dua hal yang terdapat dalam pengelolaan tenaga kerja, sedangkan produktivitas kerja yang tinggi adalah tujuan yang ingin dicapai dalam pengelolaan tenaga kerja.  

Produktivitas kerja dapat diartikan sebagai proses dan juga sebagai hasil. Sebagai proses, pengertian produktivitas kerja mengandung makna “the will” (keinginan) dan “effort” (upaya) manusia untuk selalu meningkatkan kualitas kehidupan dan penghidupannya di segala bidang. Oleh karena itu, makna utama pengertian produktivitas kerja adalah sikap mental yang selalu memandang bahwa kehidupan hari ini harus lebih baik dari hari kemarin, dan hari esok harus lebih baik dari hari ini. Kaitannya dengan pekerjaan, produktivitas berarti cara kerja hari ini harus lebih baik dari cara kerja kemarin, hasil yang dicapai hari ini lebih baik dari hari kemarin, dan hasil dicapai besok harus lebih banyak atau lebih baik dari yang diperoleh hari ini. Sebagai hasil, produktivitas telah dimaknai sebagai kinerja yang mencakup efektivitas dan efisiensi. Efektivitas berhubungan dengan sejauhmana tujuan dapat dicapai, sedangkan efisiensi berhubungan dengan sejauh mana sumber daya yang dimiliki dapat digunakan secara tepat dan benar. Hubungan antara efektivitas dan efisiensi dijelaskan sebagai berikut :
1) Efisiensi dan efektivitas tinggi menghasilkan produktivitas tinggi (produktif).
2) Efesiensi dan efektivitas rendah menunjukkan kemungkinan terjadinya salah pengelolaannya atau mis management.
3) Efektivitas tinggi tetapi efesiensi rendah berarti terjadi pemborosan.

4) Efisiensi tinggi tetapi efektivitas rendah, berarti tidak tercapai sasaran.


CARA MENGELOLA TENAGA KERJA
Istilah pengelolaan tenaga kerja adalah kata lain untuk manajemen personalia, manajemen sumber daya manusia, atau manajemen tenaga kerja. Untuk memahami apa yang dimaksud dengan pengelolaan tenaga kerja, perhatikan pendapat pakar berikut ini :
            1) Edwin B. Flippo (1984) memberi batasan manajemen personalia sebagai berikut:

Manajemen personalia adalah perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian atas pengadaan tenaga kerja, pengembangan, kompensasi, integrasi, pemeliharaan, dan pemutusan hubungan kerja dengan sumber daya manusia untuk mencapai sasaran perorangan, organisasi, dan masyarakat.

2) Syafaruddin Alwi (2001) mendefinisikan manajemen sumber daya manusia sebagai cara pengelolaan sumber daya insani dalam organisasi dan lingkungan yang mempengaruhinya agar mampu memberikan konstribusi secara optimal bagi pencapaian tujuan organisasi.

            3) Siswanto (2002) memberi batasan manajemen tenaga kerja tenaga sebagai berikut,
            Manajemen tenaga kerja dapat didefinisikan sebagai seni dan ilmu dalam fungsi pokok            manajemen dalam hubungannya dengan pelaksanaan fungsi administratif dan fungsi   
            operasional terhadap tenaga kerja dalam rangka mencapai daya guna dan hasil guna 
            sebesar- besarnya.

Berdasarkan ketiga definisi di atas dapat dikemukakan batasan pengelolaan tenaga kerja sebagai berikut, pengelolaan tenaga kerja adalah upaya untuk meningkatkan konstribusi produktif tenaga kerja terhadap perusahaan yang dilakukan dengan berpegang pada prinsip dan melaksanakan fungsi administratif serta fungsi operasional. Dari definisi tersebut, teridentifikasi tujuan, prinsip dan fungsi utama pengelolaan tenaga kerja.

1. Tujuan Pengelolaan Tenaga Kerja
Telah diutarakan sebelumnya bahwa tujuan pengelolaan tenaga kerja adalah meningkatkan konstribusi atau sumbangan produktifnya terhadap perusahaan. Konstribusi yang dimaksud meliputi hal -hal sebagai berikut:

a. Meningkatkan komitmen, yaitu kesetiaan dan ketaatan terhadap perusahaan. Kesetiaan adalah tekad dan kesangggupan menaati, melaksanakan, dan mengamalkan sesuatu yang ditaati dengan penuh kesadaran dan tanggung jawab. Tekad dan kesanggupan ini ditunjukkan oleh sikap, perilaku sehari-hari dan perbuatan dalam melaksanakan tugas sebagaimana diharapkan perusahaan. Ketaatan menunjukkan kesanggupan individu untuk menaati peraturan , baik secara tertulis maupun tidak tertulis sesuai dengan serta kesanggupan untuk tidak melanggar.

b. Menghasilkan tenaga kerja yang berproduktivitas tinggi.

c. Meningkatkan kompetensi, yaitu motivasi, kepercayaan diri, pengetahuan, dan keterampilan tenaga kerja.

            d. Mewujudkan iklim kerja yang kondusif. Iklim kerja adalah kondisi, situasi, dan keadaan              lingkungan kerja di perusahaan. Iklim kerja bersama-sama dengan motivasi dan kompetensi
            adalah penentu kinerja individu tenaga kerja. Iklim kerja yang kondusif adalah faktor 
            pendukung atau pendorong yang menyediakan peluang bagi setiap individu tenaga kerja 
            untuk mewujudkan semua potensi yang dimilikinya secara optimal. Iklim kerja yang kondusif
            ditandai oleh terciptanya semangat dan gairah kerja yang tinggi dari tenaga kerja.
2. Prinsip Pengelolaan Tenaga Kerja
Agar pengelolaan tenaga kerja mencapai tujuannya, maka ada beberapa prinsip pengelolaan tenaga kerja yang harus dipegang:

a. Tenaga kerja dikelola bukan sebagai biaya tetapi sebagai aset atau kekayaan perusahaan yang utama.

b. Tenaga kerja dikelola sebagai individu yang memiliki integritas dan keinginan untuk berbakti pada perusahaan dan masyarakat lingkungannya .

c. Tenaga kerja dikelola dalam rangka peningkatan kompetensi dan komitmennya pada pekerjaan dan pada perusahaannya.

d. Tenaga kerja dikelola dengan orientasi pada pencapaian hasil yang dapat dipertanggungjawabkan.

e. Tenaga kerja dikelola dengan fokus peningkatan kerjasama sebagai suatu tim kerja untuk mencapai kepentingan bersama.

f. Tenaga kerja dikelola dalam rangka penciptaan dan/atau peningkatan jaringan kerja (networking).

            g. Tenaga kerja dikelola dalam rangka memacu terciptanya inovator-inovator yang mampu 
            memberikan nilai tambah bagi kemajuan perusahaan.  




Bagaimana Perencanaan Tenaga Kerja Dilakukan?  
 

Manpower Planning (MPP) atau perencanaan kebutuhan tenaga kerja atau kerap  juga disebut sebagai Perencanaan Sumberdaya Manusia (SDM) merupakan salah satu tugas strategis dari setiap praktisi Human Resources (HR) yang terdiri dari menempatkan sejumlah orang yang tepat, orang yang tepat di tempat yang tepat, waktu yang tepat, melakukan hal yang benar dan cocok untuk pencapaian tujuan organisasi.

Meskipun perencanaan SDM disusun oleh Staf/Manpower Planner, Supervisor, Manager HR, dan Manager di berbagai bidang, namun perlu dipahami bahwa kebutuhan pegawai tidak bisa dilepaskan dari rencana strategis organisasi dalam beberapa tahun ke depan, di samping kebutuhan yang sifatnya didasarkan kepada aspek operasional organisasi saat ini. Dengan demikian, sebuah perencanaan kebutuhan SDM merupakan hasil kombinasi kebutuhan yang bersifat Top-down (strategi/rencana bisnis), dan Bottom-up (antara lain, posisi yang kosong, attrition rate, dan workload analysis). Sebuah perencanaan kebutuhan SDM yang baik harus didasarkan kepada sejumlah pertimbangan dan metodologi, tidak bisa hanya berdasarkan Workload Analysis.

Perencanaan SDM saat ini telah mendapat tempat yang penting di arena industrialisasi. Perencanaan SDM harus menjadi pendekatan sistem dan dilakukan dalam prosedur yang telah ditetapkan. Prosedurnya adalah sebagai berikut:
1. Menganalisis ketersediaan tenaga kerja saat ini.
2. Membuat perkiraan tenaga kerja di masa depan
3. Mengembangkan program kerja.
4. Mendesain program pelatihan.    


Langkah-langkah dalam Perencanaan Tenaga Kerja: 

Menganalisis ketersediaan tenaga kerja saat ini memang sangat diperlukan, namun sebelum itu, seorang manager harus membuat perkiraan tenaga kerja di masa depan. Untuk hal-hal berikut harus diperhatikan yaitu: 
1.       Jenis organisasi 
2.       Jumlah departemen 
3.       Jumlah dan kuantitas departemen tersebut 
4.       Karyawan di unit-unit kerja 
5.       Beberapa faktor-faktor yang ditentukan oleh seorang manager, misalnya jika manager tersebut suatu saat akan meninggalkan jabatan tersebut atau pindah ke perusahaan lain.


Teknik-teknik perencanaan Tenaga Kerja yang biasa digunakan oleh perusahaan adalah sebagai berikut: 

1.       Prakiraan Ahli: Ini termasuk keputusan informal, formal dan survei pakar teknik Delphi. 
2.       Trend Analisis: kebutuhan Tenaga Kerja dapat diproyeksikan melalui ekstrapolasi (memproyeksikan tren masa lalu), indeksasi (menggunakan tahun dasar sebagai dasar), dan analisis statistik (ukuran tendensi sentral). 
3.       Analisis Beban Kerja: Hal ini tergantung pada sifat beban kerja di departemen, di cabang atau di divisi. 
4.       Analisis Angkatan Kerja: Setiap kali produksi dan jangka waktu harus dianalisis, tunjangan-tunjangan yang harus dibuat untuk mengetahui pendapatan bersih tenaga kerja. 
5.       Metode lain: Bisa menggunakan beberapa model matematika, dengan menggunakan bantuan komputer untuk menentukan kebutuhan tenaga kerja, seperti anggaran dan analisis perencanaan, regression, atau  analisis usaha baru. 
6.       Mengembangkan kerja program: Setelah dilakukan pembandingan antara persediaan tenaga kerja dengan perkiraan masa depan, maka program kerja bisa dibuat dan dikembangkan sesuai kebutuhan. Hal ini mencakup prosedur rekrutmen dan seleksi serta rencana penempatan.
7.    Mendesain program pelatihan:  Hal ini berdasarkan pada tingkat diversifikasi, rencana ekspansi, program-program pengembangan dan sebagainya. Program pelatihan tersebut tergantung pada sejauhmana peningkatan dan kemajuan teknologi untuk mengambil tempat. Hal ini juga dilakukan untuk memperbaiki keterampilan, kemampuan, dan pengetahuan para tenaga kerja.


Pentingnya Perencanaan Tenaga Kerja

1.       Sebagai kunci  dari fungsi managerial: ada empat fungsi manajerial, yaitu, perencanaan, pengorganisasian, memimpin dan mengontrol yang didasarkan pada tenaga kerja. SDM membantu dalam pelaksanaan semua kegiatan manajerial. Oleh karena itu, staf menjadi kunci untuk semua fungsi manajerial. 
2.       Efisien pemanfaatan: Efisiensi manajemen personil menjadi fungsi penting dalam dunia industrialisasi saat ini.  Setiap erusahaan skala besar memerlukan pengelolaan tenaga kerja dengan skala besar. Hal ini menjadi efektif dilakukan melalui fungsi staf. 
3.       Motivasi: Fungsi staf tidak hanya mencakup yaitu menempatkan orang yang tepat pada pekerjaan yang tepat saja, tetapi juga terdiri dari program-program motivasi, yaitu, rencana insentif yang akan dibingkai agar staf/karyawan terus berpartisipasi dan menjadi perhatian.  Oleh karena itu, semua jenis rencana insentif menjadi bagian integral dari fungsi staf. 
4.       Hubungan antar manusia menjadi lebih baik:  Hal ini dapat menstabilkan hubungan antar karyawan dan hubungan tersebut menjadi kuat. Hubungan antar manusia akan menjadi kuat melalui kontrol yang kuat dan efektif, komunikasi yang jelas, pengawasan yang efektif dan perhatian kepemimpinan. Fungsi  penempatan staf juga terlihat setelah pelatihan dan pengembangan tenaga kerja yang dilakukan mengarah ke kerjasama dan hubungan antar manusia yang lebih baik. 
5.       Produktivitas yang lebih tinggi: Produktivitas akan meningkat ketika sumber daya digunakan dengan cara terbaik. Produktivitas tinggi berdasarkan hasil dari berkurangnya pemborosan waktu, uang, usaha kerja, dan tenaga. Hal ini berdasarkan penilaian kinerja karyawan, pelatihan dan pengembangan karyawan, dan remunerasi karyawan.











Contoh kasus :  Batam Kekurangan Tenaga Kerja
Berbagai macam perusahaan yang ada dibatam sampai saat ini masih kekurangan untuk mendapatkan tenaga kerja yang terampil, atau terdidik guna memenuhi kebutuhan perusahaan. Hal ini bisa dilihat dari tahun 2009 yang dibutuhkan mencapai 5000 orang, tetapi hanya dapat terpenuhi 3000 orang saja, kata Wali Kota Batam Ahmad Dahan di Surakarta, Jum’at (18/6). Wali Kota Batam Ahmad Dahlan, mengatakan hal ini sesuai penandatangan kerjasama dengan Pemerintah Kota Surakarta, dalam bidang ketenagakerjaan di Loji Gandrung, Solo. Penandatangan kerjasama tersebut dilakukan antara Wali Kota Batam, Ahmad Dahan dan Wali Kota Solo, Joko Widodo. Melalui kerjasama tersebut diharapkan mampu mengatasi masalah pengangguran dan meningkatkan perekonomian dikedua daerah. “Seperti di industri elektronik, kami membutuhkan tenaga kerja terlatih. Sebenarnya di Batam juga masih banyak pengangguran tetapi sebagian besar bukan merupakan tenaga kerja terampil yang siap kerja, sehingga tetap saja membuat Batam kekurangan tenaga kerja” katanya. Waikota Surakarta Joko Widodo, mengatakan tenaga kerja terampil yang ada didaerahnya memiliki kesempatan yang sangat besar untuk mengisi kekurangan tenaga kerja terampil di Batam. Apalagi melalui Solo Techo Park (STP), lembaga pelatihan tenaga kerja terampil dikota Solo ditargetkan mampu mencetak sebanyak 3000 sampai dengan 4000 orang tenaga kerja siap pakai yang terampil dan juga yang terdidik ditiap tahunnya. “Ditambah lulusan SMK di Solo yang juga siap kerja bisa mengisi diperusahaan elektrronik di Batam. Kesepakatan ini akan segera ditindak lanjuti dan tahun depan harus sudah terlaksana.” ( Sumber : “Manajemen Sumber Daya Manusia”, Dr. Dewi Hanggraeni, SE,. MBA, halaman 50-51,  Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi UI) 



Pembahasan dan Solusi Kasus :

- Memberikan pelatihan kerja kepada masyarakat Batam, supaya masyarakat Batam bisa menjadi sumber daya manusia yang terampil.

           - Menjalin kerja sama dengan beberapa daerah yang memiliki tenaga kerja terampil. 

Daftar Pustaka :

ü        (http://cah-mbudur.blogspot.co.id/2009/08/mengelola-tenaga-kerja.html)

ü       (http://humancapitaljournal.com/bagaimana-perencanaan-tenaga-kerja-dilakukan/)

(http://wahidatun.blogspot.co.id/2013/11/studi-kasus-perencanaan-sumber-daya.html)